AV-arkki uudistaa arkistoon- ja levityskatalogille hakua niin, että hausta tulee avoin kaikille taiteilijoille ja tuotantoyhtiöille, joiden tuotannon voidaan katsoa edustavan suomalaista mediataidetta.
Arkistoon otetaan vuosittain noin 100 teosta vertaisarvioinnin kautta. Vertaisarvioinnin toteuttaa AV-arkin arkistotyöryhmä.
Arkistoonhaun yhteydessä taiteilija tai yhteisö voi hakea AV-arkin jäseneksi. Jäsenenä voi osallistua toiminnan kehittämiseen ja yhdistyksen vuosikokouksiin sekä asettua ehdolle hallitukseen.
Jäsenyys ei kuitenkaan ole enää arkistoonhaun edellytys.
Taiteilijoilta, joiden teoksia on AV-arkin arkistossa laskutetaan vuosittain joko jäsenmaksu tai jäsenmaksun suuruinen palvelumaksu (70 € vuonna 2023). Näillä maksuilla katetaan esimerkiksi osa verkkopalvelun teosarkiston ylläpidosta johtuvista kustannuksia.
Uudistus nopeuttaa arkistolle uusien taiteilijoiden teosten mukaan pääsemistä ja palvelee tulevaisuudessa esimerkiksi perikuntia, jotka haluaisivat hoitaa edesmenneen taiteilijan teoksien pitkäaikaisarkistointia ja jakelua yhteistyössä AV-arkin kanssa.
Arkiston uusille taiteilijoille järjestetään neljä kertaa vuodessa tilaisuuksia, jossa uusia jäseniä perehdytetään AV-arkin toimintaan. Taiteilijoilla on tilaisuudessa mahdollisuus esitellä tuotantoaan AV-arkin henkilökunnalle sekä esittää kysymyksiä AV-arkin toimintaa koskien. Tilaisuudet järjestetään osallistujien toiveen mukaisesti joko AV-arkin toimitiloissa tai zoomissa, jolloin osallistuminen on helppoa myös pääkaupunkiseudun ulkopuolelta. Seuraava tapaaminen järjestetään maaliskuussa 2024.
Yhteisöjäseneksi hakemisesta ja perikunnille suunnatuista arkistointi- ja jakelupalveluista saa tietoa AV-arkin toiminnanjohtaja Hanna Maria Anttilalta. Toiminnanjohtaja antaa lisätietoa myös, jos haluat hakea yhdistyksen jäseneksi, mutta et halua tarjota tällä hetkellä teoksia AV-arkin arkistoon.