Tietosuojaseloste

Tämä on AV-arkki ry:n sidosryhmien yhteystietorekisterin rekisteriseloste.
Julkaistu 23.5.2018.

Rekisterinpitäjä

AV-arkki ry
Tallberginkatu 1 c 76
00180 Helsinki

Henkilörekisteriä hoitava henkilö

Toiminnanjohtaja Kati Åberg
director(at)av-arkki.fi, +358 41 5078408

Rekisterin nimi

AV-arkin Gruppo-asiakas- ja sidosryhmätietojärjestelmä sekä siihen liittyvä teostietokanta Avokaado, molempien teknisestä toteutuksesta vastaa Gruppo Software Oy.

Hyväksytyt alihankkijat

Ensisijaisten palvelimien ja varakopiojärjestelmän ylläpito: Lasipalatsin Mediakeskus Oy, Helsinki.
Joukkosähköpostilähetysten toimittaminen ja siihen liittyvät palvelut: Campaign Monitor Pty LTD, Australia.

Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä

Rekisteriin kuuluu AV-arkin toimintaan liittyvien sidosryhmien yhteystietoja. Tiedot on ryhmitelty AV-arkin toiminnan ja viestinnän tarpeiden mukaisesti. Sidosryhmät ovat yksityishenkilöitä ja yrityksiä.

Henkilötietojen käyttötarkoitus

Henkilötietojen käyttötarkoituksena on AV-arkin yhdistystoiminnan, jakelutoiminnan, yhteydenpidon ja viestinnän toteuttaminen. Henkilötietojen käsittely, rekisteriin syöttäminen ja muutosten tekeminen tehdään AV-arkissa. Rekisterin tekninen ylläpito on ulkoistettu Gruppo Software Oy:lle.

Tietoja voidaan käyttää muun muassa seuraaviin tarkoituksiin:

– Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
– Tuotteiden ja palveluiden toimittaminen
– Asiakkaan profilointi ja segmentointi AV-arkin toiminnan kannalta
– Asiakaskyselyt
– Viestintä (esimerkiksi uutiskirjeet ja erilaiset kutsut)
– Muut vastaavat tarkoitukset

Kuvaus tallennetuista tiedoista

Henkilörekisteri voi sisältää seuraavia tietoja

PERUSTIEDOT
Etunimi
Sukunimi
Titteli
Organisaatio
Osasto
Kutsumanimi
Henkilötunnus
LY-tunnus
Ulkoinen asiakasnumero
Postituskieli
Kuva
Kumppanin nimi
Syntymäaika
Kuolinaika

ASIAKASKOHTAISET ERIKOISKENTÄT
Biografia suomeksi ja englanniksi
Filmografia suomeksi ja englanniksi

YHTEYSTIEDOT
Sähköpostiosoite
Lähiosoite
Postinumeo
Postitoimipaikka
Maa
Puhelinnumero
www-osoite

RYHMITTELYTIEDOT
Ryhmän nimi
Ryhmän tekninen tyyppi
Ryhmän gdpr-tyyppi

SÄHKÖPOSTIVIESTIEN LÄHETYSTIEDOT
Viestin nimi
Sähköpostiosoitteen toimivuustieto
Viestin avaamistieto
Perumistieto
Roskapostivalitustieto
Viestin sisältämän linkin avaamistieto

LASKUTUSTIEDOT
Laskut, laskurivit
Maksutiedot

KYSELYTIEDOT
Kyselyn nimi
Kyselyn kysymykset ja vastaukset

MUISTIINPANOT
Muistiinpanon teksti
Muistiinpanon tyyppi
Muistiinpanon liitetiedosto

LOKITIEDOT
Tiedon luonti, korjaus ja poisto
Tiedon vienti, viennin tyyppi (Excel, pdf-lista, tarrat, nimikortit)
Lähetetty sähköpostiviesti (gruppo.createsend.com)
Kontaktin korttinäkymän silmäily

Säännönmukaiset tiedonlähteet

Yhteystietorekisterin sisältämä tieto on kerätty avoimista internet-lähteistä tai AV-arkin sidosryhmiin kuuluvilta henkilöiltä puhelimitse, postitse, sähköpostitse, osana yhdistyksen jäsenyyttä, asiakassuhdetta tai vastaavalla tavalla. Rekisteriä päivitetään rekisteröidyn itsensä tekemän yhteystiedon muutosilmoituksen perusteella.

Halutessaan rekisterin sisältämät tiedot voi tarkastaa AV-arkin Gruppon pääkäyttäjän kautta (yllä kohdassa: henkilörekisteriä hoitava henkilö).

Tietojen luovutus ja siirto

Rekisteristä ei luovuteta henkilötietoja ulkopuolisten käyttöön. Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole palvelun teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista. Tällöin AV-arkki yhdessä palveluntuottajan Gruppo Software Oy:n kanssa huolehtii riittävästä tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Taiteilijan tai yhteisön teosten jakelun kannalta olennaisia henkilötietoja (esimerkiksi taiteilijan/tuottajan/tekijän nimi, syntymävuosi- ja paikka, asuinpaikka, biografia, filmografia, verkkosivujen osoite) voidaan AV-arkin arkistointiin ja jakeluun liittyen:

– Julkaista AV-arkin verkkopalvelussa ja muussa viestinnässä
– Luovuttaa taiteilijan/tuottajan/tekijän teoksia esittävien tapahtumien viestintätarpeisiin
– Tallettaa AV-arkin jakelutyössään käyttämille verkkojakelualustoille
– Siirtää ja tallettaa KAVIn järjestelmiin teosten pitkäaikaisarkistointia varten

Sinun ei ole pakko antaa meille henkilötietojasi, mutta mikäli päätät näin, emme mahdollisesti pysty tarjoamaan palveluamme sinulle.

Henkilötietojen maantieteellinen sijainti

Henkilötietoja käsitellään seuraavissa maissa tai seuraavilla alueilla:
– Ensisijaiset palvelimet ja ensisijainen varakopiojärjestelmä: Suomi
– Joukkosähköpostilähetysten toimittaminen (nimi ja sähköpostiosoite) ja siihen liittyvät palvelut: Pilvipalveluna toimivassa järjestelmässä tietojen käsittelyä tapahtuu myös EU/ETA alueen ulkopuolella.
– Ensisijaisesta varakopiojärjestelmästä riippumaton varakopiojärjestelmä: Sveitsi

Rekisterin suojaus

Sähköisesti tallennetut tiedot

Tietokannat, joihin rekisterin tietoja tallennetaan, ovat suojattuja osana Gruppo Software Oy:n tarjoamaa palvelua. AV-arkki huolehtii, että ainoastaan niillä työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se heidän työtehtäviensä hoitamisen vuoksi on tarpeen. Kullakin käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana, joiden käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois AV-arkin palveluksesta. Järjestelmää käytetään internetin välityksellä toimittajan palvelinkoneilta suojatulla yhteydellä. Käyttö edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa.

Manuaalinen aineisto

Manuaalista versiota Gruppon toteuttamasta viestintä -ja yhteystietorekisteristä ei ole.

Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastus- ja oikaisuoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa häntä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot. Tarkastusoikeutta koskevat yhteydenotot tulee tehdä rekisteriä hoitavalle henkilölle.

Kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää AV-arkkia käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja viestintää varten. Tämä tapahtuu ottamalla yhteyttä rekisteriä hoitavaan henkilöön.